万博繁忙期に1日8名の同時通訳者を確保し、4会場を並行運営。正式依頼は2週間前、資料は前々日、スタッフ追加は2日前——極限状況の中でK'sが動き続けた理由と、発注者へのノウハウ。

2025年5月20日、大阪・ヒルトンで開催された「ポーランド・日本貿易フォーラム2025」。主催はポーランド投資・貿易庁（PAIH）。万博開催のタイミングに合わせて企画されたこの大規模フォーラムは、メインステージと3つのサブステージ計4会場で同時進行するという、極めて稀な構成でした。K'sは同時通訳者8名・バイリンガルスタッフ10名を1日で確保・派遣。正式依頼からわずか2週間での実現でした。この記事では、なぜそれが可能だったのか、そして発注者が知っておくべきことを率直にお伝えします。

案件の構造：4会場同時に同時通訳が必要な理由

今回のフォーラムは、ポーランドの産業・テクノロジー・投資・文化という4つのテーマを4会場で同時並行で展開する構成でした。1つの会場に全参加者を集めて順次進行するのではなく、参加者が自分の関心に合わせて会場を選べる「分科会形式」です。

この形式のメリットは参加者の自由度が高いことですが、主催者にとっては「4会場すべてに同時通訳を配置する」という負荷が生じます。1会場につき2名1組が基本なので、4会場×2名＝8名という体制が必要でした。

万博繁忙期に8名確保：なぜできたのか

2025年5月は大阪・関西万博の会期中。関西エリアの通訳者の多くはすでに万博関連の案件で埋まっていました。初期段階でK'sが確保できたのは5名。残る3名は通常の方法では調達できない状況でした。

K'sが取った手段は、信頼関係のある通訳者ネットワークの活用でした。岡山・愛媛・名古屋からの遠征を打診し、交通費をK's負担で引き受けることで最終的に8名を確保しました。遠征を引き受けてくれた通訳者たちは、他社からも同時期に声がかかっていた中、K'sとの長年の関係を優先してくれました。

エージェント業は信頼で成り立つ——この経験を通じて、改めてその本質を実感しました。

2日前の資料・2日前のスタッフ追加：限界対応の実際

通訳準備に欠かせない事前資料の多くが、フォーラム2日前に届きました。8名の通訳者に対し、土日返上で資料を一斉に展開。一部は当日朝にしか届かず、資料が存在しないセッションもありました。それでもプロの通訳者たちは、届いた情報で最大限の準備を行い、高い品質を維持しました。

さらに、フォーラム2日前に「バイリンガルスタッフが10名足りない」という追加依頼が届きました。社内外のネットワークを総動員して10名を確保。参加したスタッフからは「ポーランドの魅力を知る良い機会だった」「次回も参加したい」という声が上がり、当日の現場も活気に満ちていました。

海外発注会社との英語での連携

今回の全体調整はポーランドの現地企業が担当していました。海外企業との案件では、文化・言語・ビジネススタイルの違いによる意思疎通の難しさが生じることがありますが、K'sでは多国籍クライアントとの英語でのやり取りを日常的に行っています。一筋縄ではいかない依頼内容や急な変更にも、通訳コーディネーターと現場チームのチームワークで対応しました。

案件概要