ビジネスにおいて、緊急事態は避けられないものです。グローバルビジネスにおいても同様で、あらゆる不足の事態に備えておく必要はあります。 本記事では、緊急時にできる限り早く通訳を手配する方法、緊急事態に対応できる通訳者の特徴、そして緊急時に役立つ通訳サービスの事例について解説します。
1. 緊急時に通訳を手配する方法
緊急時に通訳を手配するためには、事前の準備と適切な手配方法など、以下の３つのポイントを理解しておくことが重要です。
①信頼性の高い通訳サービス会社を探す
緊急時には迅速な対応が求められるため、時間外の連絡への対応や、緊急時の連絡先を明確にしている会社を選んでおくと良いでしょう。また、過去の実績や顧客のレビューをチェックし、信頼性を確認することも大切です。
②通訳サービス提供会社と緊急時の手配に関する契約を事前に結んでおくことも効果的です。これにより、緊急時に必要な手続きが簡素化され、迅速に通訳を手配することが可能になります。特に、頻繁に海外とのやり取りがある企業にとっては、緊急時の対応体制を整えておくことがリスク管理の一環として重要です。
③迅速な情報提供
通訳者が迅速に対応できるよう、次のような情報を準備をしておきましょう：
- 会議や交渉の内容
- 参加者の背景や役職
- 使用される専門用語や業界特有の情報
これにより、通訳者は事前に必要な準備を行い、スムーズに通訳を開始することができます
2. 緊急事態に対応できる通訳者の特徴
緊急事態に対応できる通訳者には、特定の特徴やスキルが求められます。以下の点を参考に、適切な通訳者を選定することが重要です。
①迅速な対応力
緊急時には即座に対応する必要があるため、通訳者は緊急連絡を受けてすぐに行動できる準備が整っていることが重要です。これには、フレキシブルなスケジュールを持つ通訳者が適しています。
②高いストレス耐性と冷静な判断力
緊急事態は予測不可能な状況が多く、通訳者には冷静に対処し、正確な通訳を提供する能力が求められます。これには、過去の緊急対応経験や、プレッシャーの中でも迅速に判断できる通訳者が適しています。
③専門知識と経験
特定の業界や分野に精通した通訳者は、専門用語や業界特有の表現を理解し、迅速に対応することができます。例えば、医療分野や法律分野では、専門知識を持つ通訳者が不可欠です。緊急時には、こうした専門知識を持つ通訳者が特に重要です。
④高度なコミュニケーションスキル
通訳者は単に言葉を訳すだけでなく、話者の意図やニュアンスを正確に伝える役割を果たします。これには、話者と迅速に連携し、必要な情報を効率的に収集する能力が求められます。
3. 緊急時に役立つ通訳サービスの事例
緊急時の対応について、弊社の事例をご紹介します。これにより、具体的な状況をイメージいただけますと幸いです。
ある企業の定例会議当日、担当の通訳者が体調不良により対応できなくなってしまいました。状況を把握後、直ちにお客様に事情を説明し、代わりの通訳者を早急に手配する旨お伝えしました。弊社のコーディネーターが迅速に他の通訳者へ確認し、1時間以内に変わりの通訳者を手配することができました。代わりの通訳者に、定例会の主旨など重要なポイントを早急に説明し、資料を送りました。短い時間ながら、通訳者は迅速に準備を整え、問題無く会議を終えることができました。
また、このような緊急事態にも対応可能な体制を整えるためには、通訳者との信頼関係が非常に重要です。そのため弊社は、日頃から通訳者とのコミュニケーションを大切にしております。日々のコミュニケーションを通じて、通訳者それぞれの個性を的確に把握することで、急な欠員発生の際、対応可能な者を瞬時に判断することができるよう努めております。
4.まとめ
緊急時の通訳サービス活用法について、迅速な手配方法、緊急事態に対応できる通訳者の特徴、そして具体的な事例を紹介しました。これらの情報を活用することで、緊急時でも効果的に通訳サービスを利用し、スムーズなコミュニケーションを実現することが可能です。
弊社には、豊富な経験を持つ臨機応変な通訳者が多数在籍しており、緊急時も全力でサポートいたします。ぜひ一度お気軽にご相談ください。
