トラブルを「信頼」に変えた一日
— 外資系製薬U社様、グローバル社内イベントの同時通訳・映像配信支援
「通訳が必要かどうかもわからなかった」――そんな状況からスタートした案件で、予期せぬ接続トラブルが発生。弊社が責任を持って迅速に対処したことで、お客様から厚い信頼をいただくことができました。
2025年5月、ベルギーに本社を置く外資系製薬U社様の東京オフィスで、本社ブリュッセルとオンラインで繋ぐ大規模な社内イベントが開催されました。同時通訳・映像配信・大型モニター（100インチ）の手配を弊社が一括でサポート。当日は海外拠点との接続トラブルという難局が生じましたが、弊社スタッフが迅速に対応し、最終的にお客様から「助かった」とのお言葉をいただきました。
案件概要
| クライアント | 外資系製薬U社（ベルギー・ブリュッセル本社、医薬品の製造・販売） |
|---|---|
| 開催日 | 2025年5月12日〜13日（2日間） |
| 会場 | 東京オフィス |
| 規模 | 参加者約100名以上（受信機100台を用意）／本社ブリュッセルとオンライン接続（Microsoft Teams使用） |
| 言語 | 日本語・英語の同時通訳 |
| 弊社対応 | 同時通訳手配・映像配信・カメラ撮影・大型モニター（100インチ）設置・音響・スクリーン手配 |
イベントの内容と特徴
今回のイベントは、本社ブリュッセルと東京オフィスをリアルタイムで繋ぐ終日の社内イベントです。U社グループは40カ国以上に拠点を持ち、グループ全体で約9,000名の社員を擁するグローバル企業。東京オフィスでは普段の業務スペースを開放し、手の空いた社員が自由に立ち寄って参加する、フリースタイルの雰囲気での開催でした。
メインプログラムとなる基調講演（午前・夕方の2回）では、本社と繋いだオンライン配信を行い、日英の同時通訳が入りました。それ以外の時間帯には、東京オフィス内の会議室3カ所で社員による日本語の発表も並行して実施されました。
お客様が抱えていた課題
U社様にとって、同時通訳を導入するのは今回が初めてに近い経験でした。そのため、「通訳者にどのような資料を渡すべきか」「どれだけ事前準備が必要か」という点が十分に把握されていない状態でのスタートとなりました。
社員の中には英語を理解できる方も多く、「同時通訳がなくても対応できるのでは」という雰囲気がありました。しかしこれは、同時通訳を実際に体験したことがないために生じる、よくある誤解です。
英語が話せる社員でも、外国語で内容を追いながら同時に理解・判断することには、相応の認知的負荷がかかります。一方、母国語による同時通訳があれば、言語処理のストレスがなくなり、内容そのものに集中できます。結果として、理解度・集中力・参加意欲のすべてが高まるのです。これが、同時通訳の本質的なメリットです。
また、通訳者への事前資料提供の重要性も、最初はなかなかご理解いただけませんでした。接続面でも、本社とのTeamsリンクの安定性や大型モニターの映像・音声が正常に機能するかどうかに、お客様の不安が集中していました。
今回、弊社では通訳者に対して開始前に十分なブリーフィング時間を確保し、事前資料をもとにイベントの背景・目的・講演内容を丁寧に共有しました。その結果、当日の同時通訳は非常にスムーズに進行。お客様にも「準備をしっかりすることで、これだけ違うのか」と体感していただくことができました。「通訳者への資料提供は手間ではなく、品質への投資である」——その意識が自然に伝わった案件となりました。
弊社の対応：準備から当日まで
今回の案件では、通訳・映像配信・音響・大型映像機材のすべてを弊社が一括でコーディネートしました。事前から当日まで、段階的に以下の対応を実施しています。
- お客様との事前ミーティングで要件を丁寧に整理： クライアント担当者と弊社でオンライン会議を実施。「何をしたいのか」「どの機材が必要か」「通訳者はどのパートを担当するか」をひとつひとつ確認し、弊社側で手配内容を全て取りまとめました。
- 現地下見とリハーサルの実施： 東京オフィスへの事前下見で、配線・借用可能機材・音響環境を確認。コスト削減のためクライアント所有の機材は積極的に活用しました。本番前日にはリハーサルも行い、BGMや映像・音声の最終確認を完了させました。
- 通訳者へのブリーフィングと事前資料共有： 通訳者には開始1時間前から通常より長めのブリーフィング時間を確保。イベントの背景・目的・基調講演の内容を共有し、当日の通訳精度を高めました。お客様にも事前資料提供の意義を丁寧にご説明し、ご協力いただいた結果、当日の同時通訳は非常にスムーズに進行しました。
- 当日の機材設置・運営サポート： 大型モニター（100インチ）、映像配信、カメラ撮影、音響、スクリーン、同時通訳用受信機（100台）の設置と運営をすべて弊社で対応。受信機の配布についても、社内イベントという性質を踏まえて動線を調整しました。
予期せぬ接続トラブルと、迅速な対応
事前のリハーサルを経ても、初日の本番では本社ブリュッセル側の機材に不具合が発生。東京オフィスのスタッフも対処に戸惑う中、弊社スタッフが状況を迅速に把握・整理し、新たなTeamsリンクを発行して本社側に提供。接続を再確立しました。
トラブルへの対応力こそが、私たちの真価を問われる瞬間です。スムーズな進行が理想ですが、何かあったときに「頼れる」と感じていただけることが、長期的な信頼につながります。
この対応により、初日の開始は約30分の遅延となりましたが、その後はプログラムを予定通り進行。お客様からは「弊社がいなければトラブルは解決できなかった」「とても助かった」とのお言葉をいただきました。
トラブルが起きたが、その場で迅速に対処してもらえた。自分たちだけではどうにもならなかったと思う。本当に助かった。
通訳はもちろん、機材から配信まですべてワンストップで依頼できたのが良かった。他社に分散させていたら、今回のようなトラブル対応はもっと大変だったと思う。
ワンストップ対応の強みが光った案件
今回の案件で改めて実感したのは、通訳・映像・音響・機材を一社でコーディネートすることの価値です。複数社に分散して依頼した場合、トラブル時の連絡・調整に時間がかかり、責任の所在も曖昧になりがちです。弊社が窓口となることで、トラブル発生時の対応スピードが格段に上がりました。
弊社では通訳手配にとどまらず、映像配信・音響・大型映像機材まで含めてワンストップで対応しています。お客様は窓口を一本化するだけで、複雑な多言語イベントをスムーズに実施することができます。初めて大規模な多言語イベントを企画される企業様にも、準備段階から丁寧にサポートします。「何を準備すればいいかわからない」という段階からお気軽にご相談ください。
まとめ
外資系製薬U社様のグローバル社内イベントは、同時通訳・映像配信・大型映像機材を組み合わせた複合案件でした。初めての通訳導入に伴う準備面の不安や、当日の海外接続トラブルという困難な状況でも、準備段階からの丁寧なサポートと迅速な対応で、お客様の信頼を獲得することができました。
- お客様との事前ミーティングで要件を丁寧に整理し、通訳者・機材・配信まで弊社が一括で手配
- 現地下見とリハーサルの実施により、コスト削減と品質確保を両立
- 通訳・映像配信・音響・大型モニター（100インチ）をワンストップで手配し、トラブル時の対応力を発揮
- 海外拠点との接続不具合に迅速に対処し、イベントを無事完遂
- 「トラブルを乗り越えた実績」がお客様との長期的な信頼関係の基盤に
多言語イベント・グローバル社内行事のご相談はこちら
「初めて同時通訳を入れたい」「映像配信と通訳を一緒に手配したい」「海外本社と繋ぐイベントを企画している」
準備段階からご相談ください。規模・形式に合わせた最適なプランをご提案します。
