通訳者が決まった時点は、準備のゴールではなくスタートです。資料が直前まで届かない現実の中で、コーディネーターが担う「準備」と「調整」の役割をご紹介します。

決まっているようで、実は決まっていない

ご依頼の時点では、日程・時間・場所・言語・参加人数といった基本情報を確認します。ただ、詳しく伺うと、会議の内容や当日の進行、登壇者、使用資料などがまだ確定していないことも少なくありません。開始時間は決まっていても、通訳者の集合時間や入館方法、会場内の待ち合わせ場所までは決まっていない場合もあります。

オンライン会議であれば、使用するシステムだけでなく、接続方法や音声の流れも事前に確認が必要です。こうした情報を一つずつ整理し、通訳者が当日迷わず業務に入れる状態を整えることも、コーディネーターの役割です。

資料が届かない。そのとき、どう動くか

通訳者は、会議資料を読み込み、専門用語や製品名、会社名、登壇者の発言内容などを事前に調べて当日に臨みます。そのため、資料は早く共有できるほど、準備の精度が高まります。しかし現実には、お客様のご担当者も社内や登壇者から資料を受け取れておらず、通訳会社へお送りいただけないことがあります。その一方で、通訳者からは「資料はまだでしょうか」と確認が入る——この両者の間に立って調整するのが、コーディネーターです。

K'sでは、単に資料を催促するだけではありません。完成版が難しければ、過去の資料や議題、登壇者名、関連ウェブサイト、用語集、製品情報など、代わりに準備へ使える情報がないかを確認します。すべてがそろうのを待つのではなく、その時点で入手できる情報をできるだけ早く通訳者へお渡しし、少しでも準備を始められる状態をつくります。

資料がなくても通訳はする。しかし、条件は同じではない

資料が間に合わなくても、通訳者は当日の業務を引き受けます。ただし、それは十分な準備ができた場合と同じ条件ではありません。専門性の高い会議で固有名詞や社内用語、数値、略語が多い場合、事前情報がなければ、その場で理解しながら訳すことになります。通訳者は最大限対応しますが、あくまでベストエフォートです。

ここで大切なのは、資料がないことを理由に責任を押し返さないことです。ご担当者にとって、重要な会議やイベントを失敗させるわけにはいきません。K'sのコーディネーターは、何が不足しているのか、代替できる情報はないか、いつまでなら通訳者が準備できるのかを見極め、関係者の間に立って調整します。条件がそろわないときにこそ、どこまで準備の質を高められるか。そこに、コーディネーターの力が表れます。

変更が起きることも含めて、準備する

会議直前には、資料の差し替えや登壇者の変更、時間の延長、参加者の追加などが起こることもあります。K'sでは、変更情報をそのまま転送するのではなく、通訳者の準備や当日の進行にどう影響するかを確認したうえで、必要な関係者へ整理して共有します。その結果、ご担当者は細かな連絡に追われる時間が減り、会議そのものに集中できます。通訳者も、限られた時間を条件の調整ではなく、少しでも多くの準備に充てることができます。